“Je jaarcijfers mogen zowel in negatieve als in positieve zin geen verrassing voor je zijn, maar puur de bevestiging van wat je al weet. Jouw jaarcijfers zijn het startpunt voor de toekomst. Veel ondernemers bekijken hun cijfers achteraf en sturen dan bij of ondernemen actie. Dat kan natuurlijk, maar je bereikt veel meer als je elke maand precies weet hoe je ervoor staat”, ervaart Tom Baerends.
Maandelijks monitoren
Om zijn woorden kracht bij te zetten, geeft de adviseur een praktijkvoorbeeld waarin het belang van het regelmatig monitoren van je cijfers duidelijk wordt onderstreept. “Een ondernemer met een webshop in een nichemarkt had in coronatijd moeite om het hoofd boven water te houden. Hij had voldoende personeel en werkte hard om zijn bedrijf te runnen. Hierbij focuste hij zich volledig op zijn omzet. Toen zijn directe concurrent de prijzen verlaagde, ging hij daarin mee. Pas in de zomer na dit jaar, toen hij zijn jaarcijfers ontving van zijn accountant, zag hij dat hij er weliswaar in was geslaagd om de omzet van zijn bedrijf te verbeteren, maar dat zijn brutomarge 6% was gedaald.”
Tom Baerends is hierover duidelijk: “Pas zes maanden na het afsluiten van het boekjaar erachter komen wat de ontwikkeling is van je marge, is natuurlijk veel te laat. Je kunt niet radicaal de prijzen verhogen om je marges weer op het oude niveau te krijgen. Dat moet je stapje voor stapje doen en dan ben je zo één à twee jaar verder. Je loopt dus continu achter de feiten aan en dat kost je ongelooflijk veel geld. Dit is voor mij de kern waar het om draait bij jaarcijfers.”
Financiële rust
De ondernemer in het voorbeeld had het gevoel dat hij op het goede spoor zat omdat hij zijn omzet zag verbeteren. “Het meest objectieve in een jaarrekening is de omzet. Dat is een vrij hard gegeven. Je brutomarge is minder inzichtelijk door de ontwikkeling van je voorraadpositie. Meestal wordt de voorraad slechts één keer per jaar geïnventariseerd. Als je je marge dan niet volgt in de cijfers, kan het snel de verkeerde kant op gaan”, legt Tom Baerends uit.
De problemen voor deze ondernemer stapelden zich daarna op want hij had een flink liquiditeitstekort en sloot daarvoor dure, kortlopende leningen af om de gaten in zijn financiën op te vullen. “Hij vroeg uitstel van btw-betaling aan en sloot leningen af waarbij hij bij één partij per week of per transactie een bepaald bedrag moest betalen. Dat leek hem niet onmogelijk, maar legde enorme druk op zijn cashflow. Bij een andere geldverstrekkende partij was het niet inzichtelijk dat de rente met provisies en kosten opliepen tot meer dan 30%.” Met een nieuwe lening bij een crowdfundplatform, door de overwaarde op de woning van de ondernemer te benutten, slaagde Tom Baerends erin om een herfinanciering te regelen: de btw-achterstanden en de schulden werden zo afgelost tegen een acceptabele rente en een aanzienlijk lagere aflossingsverplichting, de helft van de lening aflossen in vier jaar. Het resultaat is financiële rust. “Zo kan hij weer bouwen aan de rentabiliteit van zijn bedrijf en vanuit kracht ondernemen.”
Inzicht en voordeel
Het opstellen van je jaarcijfers is een must do, maar het is veel meer dan alleen een verplichting van de Belastingdienst aan jou als ondernemer. Je jaarcijfers kunnen jouw bedrijf ook geld opleveren. Met diverse tools heb je nu op elk moment van de dag real-time inzicht in je cijfers en dat biedt jou een aantal voordelen.
1. Je cijfers vertellen je hoe je bedrijf ervoor staat
Je jaarcijfers vertellen veel, maar de belangrijkste informatie is het resultaat. “Omzet is niet het belangrijkste. Uiteindelijk gaat het erom hoeveel geld je verdient als ondernemer. Daar kun je op sturen door maandelijks de ontwikkeling van je omzet, marges en kosten in de gaten te houden. Daarnaast raad ik ook aan om je privé-onttrekkingen te monitoren. Deze moeten in verhouding zijn met het resultaat.”
2. Als je je cijfers vergelijkt met je begroting geeft dit interessante informatie over wat je eventueel moet bijsturen
Aan de basis van ieder boekjaar ligt een begroting, aldus Tom Baerends. “Je komt als ondernemer echt een stap verder met een begroting. Dat mag ook heel eenvoudig de doelstelling zijn dat je de jaarcijfers van het voorafgaande jaar wil evenaren. Of dat je 10% meer omzet wil dan het voorgaande jaar. Maak in ieder geval een bewuste keuze voor het jaar dat voor je ligt. Alleen dan weet je waar je op moet sturen en zijn je jaarcijfers enkel een bevestiging van wat je al weet.”
Met een begroting voor het nieuwe jaar is het een kleine stap om een begroting op maandbasis te maken. “Liefst op basis van seizoenspatronen, maar de gemakkelijkste stap is de jaarbegroting te delen door twaalf. Zo kun je beter sturen op je maandcijfers zodat je uiteindelijk je begroting daadwerkelijk haalt.”
3. Je cijfers zijn een belangrijk document om te gebruiken bij beslissingen
Vallen je jaarcijfers positief uit zoals je in de maanden ervoor al zag aankomen? Dan is dit misschien het moment om te investeren. Bijvoorbeeld om de stap te maken van een huurlocatie naar een eigen pand. Om dat te kunnen financieren, heb je je jaarcijfers nodig. “Hiermee laat je aan geldverstrekkers zien dat je de rente en aflossing van je financiering kunt betalen én dat je geld hebt voor eigen inbreng. Met jouw jaarcijfers geeft de geldverstrekker akkoord op je aanvraag voor een financiering.”
De kracht van 1%
Met het regelmatig monitoren van je cijfers ben je in staat om sneller besluiten te nemen en in te spelen op veranderingen in de markt, potentiële problemen in een vroeg stadium aan te pakken, nauwkeuriger te voorspellen wanneer er geld binnenkomt en uitgaat, en weloverwogen plannen te maken om te investeren in jouw bedrijf. Kortom, met het monitoren van je jaarcijfers blijft jouw bedrijf financieel gezond.
“Het boek Scaling up van Verne Harnish is inspirerend voor elke ondernemer. Misschien dat het boek je net zoveel doet als het mij doet. Het geeft me verrassende inzichten”, vertelt Tom Baerends tot slot. “Dit boek met prachtige herkenbare voorbeelden richt zich op groei en schaalbaarheid en raakt aan thema’s die voor iedere ondernemer, klein of groot, relevant zijn. Ondernemen gaat namelijk over mensen (of personeel), strategie, de uitvoering en cash. In het boek wordt onder andere de kracht van 1% genoemd. Wat is het effect als je je omzet met 1% verhoogt, je brutomarge met 1% verbetert en je kosten met 1% verlaagt? Je zult echt versteld staan van het effect op je resultaat. Ik daag je uit om dit uit te proberen en zo nog beter te worden in wat je doet.”
We helpen je graag verder
Wil je ook weten of jouw jaarcijfers een goede basis zijn voor een investering? Maak een afspraak met een van onze adviseurs. We helpen je graag verder.
Maak nu een vrijblijvende afspraak met jouw lokale Financieringsgilde adviseur.
